“We hebben goede mensen. Waarom lukt het dan toch niet?”
Het is een vraag die in vrijwel iedere organisatie wordt gesteld. Projecten lopen vertraging op, overleggen duren langer dan gepland en besluiten blijven liggen. De samenwerking kost steeds meer energie, terwijl iedereen juist met goede bedoelingen is begonnen.
De eerste reactie is vaak voorspelbaar. Er wordt gezocht naar een verklaring in het gedrag van mensen. Er zou onvoldoende eigenaarschap zijn. De communicatie moet beter. Er is weerstand tegen verandering. Of er ontbreekt vertrouwen.
Hoewel deze verklaringen soms een rol spelen, raken ze zelden de kern van het probleem.
De meeste samenwerkingen lopen niet vast omdat mensen niet willen samenwerken. Ze lopen vast omdat onvoldoende aandacht is besteed aan de manier waarop de samenwerking is georganiseerd.
Dat is een belangrijk verschil. Want gedrag is zichtbaar. De inrichting van een samenwerking is dat veel minder. Toch bepaalt juist die inrichting in hoge mate of een samenwerking soepel verloopt of steeds opnieuw vastloopt.
In veel organisaties wordt samenwerking gezien als iets dat vanzelf ontstaat. Breng de juiste mensen bij elkaar, spreek een ambitie uit en de samenwerking komt op gang.
De praktijk laat iets anders zien.
Zodra meerdere mensen, teams of organisaties samenwerken, ontstaan afhankelijkheden. De één heeft informatie die de ander nodig heeft. Een besluit van de ene partij bepaalt of een andere partij verder kan. Verschillende organisaties hebben verschillende belangen, verantwoordelijkheden en manieren van werken.
Die verschillen zijn niet het probleem.
Het probleem ontstaat wanneer ze onzichtbaar blijven.
Een succesvolle samenwerking vraagt daarom meer dan goede intenties. Ze vraagt om bewuste keuzes over hoe mensen samenwerken, besluiten nemen en met verschillen omgaan.
Een van de hardnekkigste misverstanden is dat een samenwerking vooral beter wordt door harder te werken.
Meer overleg.
Meer afspraken.
Meer rapportages.
Meer controle.
Toch blijkt in de praktijk dat extra inspanning lang niet altijd leidt tot betere samenwerking. Soms gebeurt zelfs het tegenovergestelde. Overleggen worden voller, besluitvorming wordt trager en frustraties nemen toe.
Niet omdat mensen minder gemotiveerd zijn, maar omdat de onderliggende oorzaak niet wordt aangepakt.
Wanneer de samenwerking zelf niet goed is ingericht, lossen extra overleggen of strengere afspraken het probleem niet op.
Bij de start van een project gaat de meeste aandacht naar de inhoud.
Wat willen we bereiken?
Welke planning maken we?
Welk budget is beschikbaar?
Welke resultaten moeten worden opgeleverd?
Dat zijn logische vragen.
Maar opvallend genoeg besteden we vaak veel minder aandacht aan de samenwerking zelf.
Bijvoorbeeld aan vragen als:
· Hebben we allemaal hetzelfde beeld van het doel?
· Wie zijn alle relevante stakeholders?
· Welke belangen en verwachtingen brengen zij mee?
· Wie neemt uiteindelijk besluiten?
· Wanneer is iets een gezamenlijk besluit?
· Hoe lossen we meningsverschillen op?
· Hoe spreken we elkaar aan als afspraken niet worden nagekomen?
· Wanneer evalueren we de samenwerking?
Juist deze vragen bepalen vaak of een project soepel verloopt of steeds opnieuw vastloopt.
In vrijwel iedere samenwerking bestaan verschillende belangen.
Een bestuurder kijkt anders naar een project dan een projectleider.
Een financieel adviseur maakt andere afwegingen dan een inhoudelijk specialist.
Een gemeente heeft andere verantwoordelijkheden dan een maatschappelijke organisatie.
Dat is normaal.
Sterker nog: juist die verschillende perspectieven maken samenwerking waardevol.
Het wordt pas ingewikkeld wanneer partijen ervan uitgaan dat iedereen hetzelfde belangrijk vindt.
Veel misverstanden ontstaan niet doordat mensen elkaar niet willen begrijpen, maar doordat zij zich onvoldoende bewust zijn van elkaars belangen, verwachtingen en zorgen.
Daarom begint goede samenwerking niet met overeenstemming.
Ze begint met nieuwsgierigheid.
Wie zijn de betrokken stakeholders?
Welke belangen vertegenwoordigen zij?
Welke zorgen leven er?
En wat hebben zij nodig om zich duurzaam aan de samenwerking te verbinden?
Samenwerkingen lopen zelden onverwacht vast.
Vrijwel altijd zijn er signalen die al vroeg zichtbaar worden.
Bijvoorbeeld wanneer:
· dezelfde onderwerpen steeds terugkomen;
· besluiten steeds worden uitgesteld;
· verantwoordelijkheden onduidelijk blijken;
· afspraken verschillend worden uitgelegd;
· irritaties toenemen;
· één persoon steeds opnieuw de samenwerking moet redden;
· overleggen langer duren maar minder opleveren.
Deze signalen verdienen aandacht.
Niet omdat ze bewijzen dat mensen niet willen samenwerken, maar omdat ze laten zien dat de samenwerking onderhoud nodig heeft.
Succesvolle samenwerkingen zijn niet succesvol omdat er nooit problemen zijn.
Ze zijn succesvol omdat problemen bespreekbaar worden gemaakt voordat ze escaleren.
Ze investeren bewust in:
· een gezamenlijk doel;
· inzicht in stakeholders, belangen en behoeften;
· duidelijke rollen en verantwoordelijkheden;
· heldere afspraken over besluitvorming en communicatie;
· regelmatig stilstaan bij de kwaliteit van de samenwerking.
Daarmee voorkomen ze niet ieder probleem.
Wel voorkomen ze dat kleine knelpunten uitgroeien tot grote frustraties.
Een samenwerking is geen document dat je aan het begin van een project opstelt en daarna kunt vergeten.
Nieuwe mensen sluiten aan.
Belangen veranderen.
Prioriteiten verschuiven.
Organisaties ontwikkelen zich.
Daarom vraagt samenwerking onderhoud.
Niet alleen wanneer het misgaat, maar juist ook wanneer het goed lijkt te gaan.
Teams die regelmatig stilstaan bij de manier waarop zij samenwerken, signaleren problemen eerder en kunnen eenvoudiger bijsturen.
Wanneer samenwerking vastloopt, richten we onze aandacht vaak op mensen.
Dat is begrijpelijk. Maar meestal ligt de grootste winst ergens anders.
Niet in harder werken.
Niet in meer vergaderen.
Niet in strengere afspraken.
De grootste winst ontstaat wanneer organisaties bewust aandacht besteden aan de inrichting van de samenwerking. Goede samenwerking ontstaat namelijk niet vanzelf. Ze vraagt om heldere doelen, inzicht in belangen, duidelijke verantwoordelijkheden, goede afspraken en regelmatig onderhoud.
Wie daarin investeert, vergroot niet alleen de kans op een succesvol project, maar ook op duurzame samenwerking tussen mensen en organisaties.
Bespreek binnen uw project of samenwerkingsverband eens de volgende vijf vragen:
1. Hebben wij allemaal hetzelfde beeld van het gezamenlijke doel?
2. Zijn alle relevante stakeholders en hun belangen in beeld?
3. Is voor iedereen duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is?
4. Zijn onze afspraken over besluitvorming en communicatie helder?
5. Wanneer hebben wij voor het laatst niet het project, maar de samenwerking geëvalueerd?
De antwoorden op deze vragen geven vaak meer inzicht dan een extra overleg ooit zal opleveren.
© Tineke Boersma
